転職面接が終わり内定を得たら、入社までにさまざまな手続きがあります。会社によっては必要な書類が多く、取り寄せる必要もあるでしょう。退職してから新しい会社に入社するまでの期間が短い場合、すべて期限内に準備できないこともあるかもしれません。

準備に慌てないためにも、内定から入社までの流れと必要な書類を確認しましょう。本記事では、内定から入社までの流れや入社時に提出する書類、入社前にエンジニアが準備するべきことなどを解説します。

ITエンジニア向けの転職サービス「キッカケエージェント」では転職活動にくわえ、スムーズな入社の手続きまでサポートします。新規で会員登録はこちらから。

内定から入社までの流れ

内定の連絡を受けて承諾すると、入社に向けて転職先の担当者とさまざまなやりとりをします。スムーズに手続きを進めるために、以下のような内定から入社までの流れを確認しましょう。

1. 内定通知を受ける

転職面接の選考を通過すると、まずはメールや電話で内定したことを伝える連絡が入ります。重要なのは、内定をもらった時点で必ず詳細な労働条件を書面でもらえるよう、会社に依頼することです。

内定通知の時点では細かな労働条件を伝えられないか、メールや電話で簡易的に説明されるかどちらかが多い傾向にあります。しかしこれだけでは詳細がわからず、そのまま入社すると労働条件などで不満につながることが考えられるでしょう。

実際にスタートアップ企業や中小企業では、細かな条件を明記した内定通知を書面で発行しないケースが多いといえます。その場合、オファー面談などで年収や労働条件を交渉することになりますが、意見が合わず内定取り消しになるような例も稀にあります。

そのようなことを防ぐためにも、内定通知の時点で書面で確認できるよう担当者に伝えておきましょう。

2. 雇用条件を再確認して内定通知の返事をする

内定通知を受け取ったあとは「内定通知書（採用通知書）」の内容を確認して、内定の承諾・辞退を決めます。

複数の企業から内定をもらっている場合は面談を設定してもらい、現在の不安点の解消や必要に応じて年収・労働条件の交渉をします。内定通知を受け取ったあとに疑問や不安が残る場合も、面談の場を設けてもらうのがおすすめです。

内定通知のあとは、返事の内容に関わらず返答期限が設定されている場合が多いでしょう。一般的には1週間前後が目安です。

複数の企業から内定が出ており返事を保留したい場合は、具体的な理由を添えて回答期限となる日時を提示します。いずれの場合も回答期限を超えることがないようにしましょう。

3. 入社日を決める

内定を承諾したあとは、入社日を具体的に決めます。転職面接やオファー面談のやりとりを踏まえて、会社側が入社日を指定してくることが多いでしょう。

具体的な入社日を提示されてから変更を申し出ることもできますが、面接時やオファー面談で伝えた日付から大幅に変わるのは、会社側の心証が悪くなります。面接時には現職の就業規則を確認したうえで、入社可能な時期を把握しておきましょう。

4. 雇用契約を結ぶ

雇用契約を結ぶタイミングは、会社によって異なります。内定通知への承諾により契約と見なす場合や、承諾ののちに改めて雇用契約書にサインすることで契約成立とする場合もあります。

内定を承諾したあとや、雇用契約書にサインをしたあとの辞退は厳禁です。承諾後、会社側はすでに入社に向けて準備を進めているため、多方面に迷惑をかけてしまいます。内定承諾・雇用契約の際は、入社の意思を固めたうえで行いましょう。

5. 入社日に向けて、退職準備をする

内定をもらったら現職の上司や人事などと相談して、退職日の調整や仕事の引き継ぎを進めましょう。退社日が決まるまでは同僚や取引先に退職することは伝えず、転職に向けた準備を進めます。

退職の意思を伝えると転職先を聞かれることがありますが、トラブル防止のために直属の上司を含めて転職先を伝えないのが無難です。

その他、退職交渉で聞かれやすいことへの解答例や円満退職のコツなどは以下の記事で詳しく紹介しているので、あわせてご覧ください。

内定から入社までは引継ぎや入職準備で忙しくなるでしょう。キッカケエージェントでは退職交渉や入社の手続きまでサポートします。新規会員登録はこちらから。

入社前に転職先の上司や同僚と会話する機会を設けてもらう

エンジニアの場合、内定通知のあとにオファー面談を設定されるケースが多く見られます。オファー面談は会社と内定者の間で雇用条件をすり合わせ、疑問点を解消することなどが目的です。一般的にオファー面談では、雇用条件通知書を読み合わせ、契約形態や業務内容の説明を受けます。

希望すれば転職先の上司や同僚と話ができ、入職後のイメージを掴みやすくなるでしょう。その場合、業務内容や内部の事情などを聞ける絶好の機会です。

例えば、会社によっては配属された部署にプロパー社員はほとんどおらず、出向してきた委託のエンジニアやフリーランスばかりということがあります。この場合にプロパーとして入社するなら、負担や責任が大きくなるでしょう。現場の社員と直接話すことで、そういった内情を事前に把握できます。

また、入社後の期待値についても聞いてみましょう。「入社半年後にはこうなっていてほしい」「こんなことをしてほしい」といった希望を聞き、それを踏まえたうえで想定される年収や昇給率について聞けるとなお良いでしょう。

期待されている役割や業務内容と、提示されている年収や昇給率が割に合わない場合、内定の辞退や、条件面の交渉ができます。特に、企業が求める期待値と実現可能なパフォーマンスに差がある場合は、早期離職の原因にもなります。そのため、条件面のすり合わせは必ず行いましょう。

実際のオファー面談では、内部の情報を細かく質問したり雇用条件を交渉したりするのは難易度が高いケースがあります。その場合は転職エージェントに情報収集や、年収交渉のサポートを依頼する方法がおすすめです。

自分だけで対応することに不安があるなら、キッカケエージェントへご相談ください。弊社では退職から入社まで個別にサポートします。新規会員登録はこちらから。

内定後に必要な書類

内定承諾すると、転職先の会社にさまざまな書類を提出します。必要な書類を事前に確認しましょう。ここでは必ず提出が求められる書類と、必要な可能性がある書類をそれぞれ紹介します。

転職先に必ず提出する書類

転職先に必ず求められる書類は次の7つです。1〜3の書類は退職する会社から受け取る書類です。退職してから転職先に入社するまでの準備期間が短い場合もあるため、余裕をもって準備しましょう。

1. 年金手帳
2. 源泉徴収票
3. 雇用保険被保険者証
4. 給与振込先届出書
5. 健康保険被扶養者異動届
6. 扶養控除等申告書
7. マイナンバー（個人番号）

1. 年金手帳

年金手帳は転職先の会社で年金加入手続きをするために必要です。加入手続きには、個人に割り振られる「基礎年金番号」が確認できれば問題ないため、基本的には担当者が原本をコピーしてすぐに返却されます。ただし、現職の会社で保管している場合もあるため、手元にない場合は担当者に確認しましょう。

2022年（令和4年）4月以降、冊子型の年金手帳の交付は廃止され、代わりに「基礎年金番号通知書」に替わりました。2022年4月以降に入社した場合は、基礎年金番号通知書で対応しましょう。

2. 源泉徴収票

源泉徴収票は企業が年末調整をする際に必要な書類です。退職して1か月以内に交付されるため、転職先に入社するまでの日数が短い場合、新しい会社が指定する期日までに準備できないケースがあります。退職日が決まれば早めに担当者へ伝えましょう。

源泉徴収票は必ず必要な書類ですが、発行を促しても源泉徴収票を発行してもらえない場合があります。そのときは税務署や労働基準監督署に相談しましょう。

3. 雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、退職したときに会社側から受け取る書類です。雇用保険に加入していることを証明するもので、退職まで会社で保管されます。

新しい会社に提出すると、雇用保険が引き継がれます。退職時には必ず受け取り、転職先に提出しましょう。

退職する会社に準備してもらう書類は、退職交渉が始まってから担当者に準備を依頼します。退職から転職までに準備すべきことが多くありますが、スムーズに進めるためにはエージェントの利用もご検討ください。キッカケエージェントへの新規登録はこちらから。

4. 給与振込先届出書

給与振込先届出書は、給与の振込先を申請するための書類です。内定を承諾して、書類を受け取ったら、銀行名や口座番号を記入して提出します。口座番号が間違っていると手続きに時間がかかるため、提出前に記入間違いがないか再度確認してください。

振込先の金融機関が決まっている場合もあるため、指定の口座がない場合は入社日までに開設しましょう。

5. 健康保険被扶養者異動届

健康保険被扶養者異動届は扶養家族がいる場合に、転職先の会社の健康保険に加入するために必要な書類です。家族の加入にあたって戸籍謄本や戸籍抄本、住民票の写しを求められる場合があるため、事前に確認して準備しておきましょう。

6. 扶養控除等申告書

扶養控除等申告書は、扶養控除や配偶者控除を受けるために必要な書類です。扶養家族の有無に関係なく転職先に提出します。

7. マイナンバー（個人番号）

マイナンバー（個人番号）は、社会保険や雇用保険の手続きの際に必要です。本人の番号が確認できれば良いため、マイナンバーカードや個人番号入りの住民票のコピーを提出しましょう。

入職に向けての準備は多くあります。キッカケエージェントでは退社・入社の手続きから転職先への年収交渉も含め、幅広くサポートしています。新規会員登録はこちらから。

提出を求められる場合がある書類

必須ではないものの、会社によっては提出を求められるケースがある主な書類は次の7つです。

1. 免許、資格等の証明書
2. 健康診断書
3. 雇用契約書
4. 入社承諾書
5. 身元保証書
6. 卒業証明書
7. 退職証明書　など

エンジニアの場合、取引先での作業のために社用車を運転することもあります。自動車免許を保持している場合は、証明のために免許証の提出を求められる場合があるでしょう。またその他資格を所有している場合も、証明する書類を求められることがあります。

身元保証書や卒業証明書、退職証明書は各所に書類を取り寄せることになるため、提出日を確認して早めに準備しましょう。

企業によって提出を求められる書類が多少異なります。書類の取り寄せには時間がかかることもあるため、余裕をもって準備しましょう。キッカケエージェントでは入社の手続きがスムーズに進むようサポートしています。新規会員登録はこちらから。

必要書類が期日までに揃わない場合はどうする？

入社する会社によってはかなりの量の書類を求められます。前職を退社してから、転職先に入社するまでの準備期間が短い場合、必要な書類が揃わないこともあるでしょう。

入社時に必要な書類は、労務関連の処理のために早めに提出する必要があるものと、ある程度余裕をもって提出できるものがあります。

提出期間を分けると煩雑になるため、すべて同じ提出日になっている傾向がありますが、難しい場合は担当者に問い合わせて書類の優先度を確認しましょう。連絡せず提出が遅れたり忘れたりするのは、印象が悪くなります。

前職から受け取る書類の作成が遅れている場合も、担当者にその旨を伝えて具体的に提出できる日程を伝えます。期日に揃わない場合も誠意をもって対応しましょう。

キッカケエージェントでは転職相談から面接、退職、入社の手続きまで一貫してサポートします。新規会員登録はこちらから。

まとめ

転職活動で内定を得たら、期限までに必要な書類を揃えます。前職の会社から受け取るものや最終学歴の学校に作成を依頼するものなど、準備に時間がかかる書類もあるため、余裕をもって準備しましょう。内定から入社までの流れを理解しておけば、スムーズに準備を進められます。

また、内定を承諾するまでにオファー面談が設定される場合があります。新しい職場の上司や同僚と会話できる機会があれば、ぜひさまざまな話を聞いてみましょう。

内部のことを聞きにくい、年収交渉に不安があるといった場合は、エージェントに相談できます。転職を検討している段階の方も含め、エンジニア転職でのお悩みは気軽にキッカケエージェントまでお問い合わせください。

関連動画