内定辞退の方法は？円満に断る方法と伝えるべき内容｜電話・メール例文

転職活動の結果、複数の応募先から内定を得た場合、承諾先以外の企業には内定辞退を伝える必要があります。

なるべく早く辞退する旨を伝えなければいけませんが、どのように断るべきか悩んでしまう方もいるでしょう。本記事では推奨する断り方や伝えるべき内容を、例文とあわせて解説します。

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内定辞退とは？内定承諾後の辞退とは違う？

内定辞退と混同されやすいのが「内定承諾後辞退」です。内定辞退とは、企業から内定通知を受けたあとに自己都合で内定を辞退することです。一方、内定承諾後辞退は受けた内定に対し、一度は入社の意思を示したものの入社を辞退することを指します。

内定辞退はまだ正式に入社の意思を示していないため、理由を問わず法的にも辞退が認められています。そして内定承諾後辞退に関しても、内定承諾書を提出したあとに辞退する場合、入社の2週間前までに申し出をしていれば法的には問題ありません。

しかし、辞退を伝える際の対応によってはトラブルになるケースがあります。そのため内定辞退ではわだかまりを残さないために、誠意のある対応をしましょう。

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内定辞退するときのマナーとポイント

前述の通り、内定辞退そのものに法的な問題はありません。しかし、本人の能力や人柄を見込んで内定を出してくれているため、わだかまりを残さないためにも誠意のある対応が大切です。ここでは内定を辞退するときのマナーとポイントを紹介します。

1. メールもしくは電話で辞退の連絡をする

辞退を申し出るときは、直接オフィスに出向く必要はありません。基本的にメールや電話で連絡しましょう。最近ではリモートワークを導入している企業が増えているため、メールの方が採用担当者の業務に支障がないことが多く、文章として記録が残るためメールでの辞退が一般的になっています。

ただし、メールの場合は採用担当者が不在にしていたり、他のメールで埋もれてしまったりして見落とす場合があります。そのため、数日経っても反応がない場合は改めて連絡し、内定辞退する旨を再度伝えましょう。

採用担当者が複数いる場合や直属の上司となる人の連絡先がわかっている場合は、複数人に向けて内定辞退のメールを送ると確実です。

2. 誠意のある丁寧な対応をする

縁があり内定をもらったにもかかわらず、断るのは心苦しいものです。企業側は採用のために時間と労力を使っており、一緒に働くことを楽しみにしている社員もいるでしょう。

内定辞退は、そうしたコストが無駄になってしまうということでもあります。場合によっては、人員確保のために再選定しなければなりません。内定を辞退するときはそのような企業側の事情も踏まえ、誠意を持って丁寧な対応を心がけましょう。

3. なるべく早く連絡する

内定辞退の連絡はなるべく早く担当者に伝えましょう。

断りの電話やメールは気が進まないものですが、先延ばしにするほど内定先に迷惑がかかってしまいます。内定承諾の期限を設けている企業であれば、その期間中に連絡しましょう。特に期限を設けていなくても、内定通知後から1週間以内には伝えることをおすすめします。

気が重い場合でも、辞退の連絡をしないのは厳禁です。音信不通になって企業側が被害を受けた場合、損害賠償を請求されるケースもあります。

また別の企業に入社したあとに、内定辞退の連絡をしなかった内定先が取引先になることも考えられます。不要なトラブルを避けて気持ち良く前に進むためにも、内定辞退の連絡は必ず行いましょう。

4. 営業時間内に連絡する

内定辞退を伝える際は、連絡する時間帯にも注意しましょう。メールの場合は企業の営業時間内に行い、事情があって営業時間内に連絡できない場合は「業務時間外に失礼します」など一言添えます。

電話の場合は始業後すぐや昼休憩とその前後、終業前などは避け、落ち着いて話しやすい時間帯を考慮して連絡しましょう。企業や状況にもよりますが、例えば昼休みが終わってから終業までの間の、14〜16時頃は比較的落ち着いていることが多いと考えられます。

5. メールの場合は機械的な内容にしない

メールで内定辞退を伝える場合は、機械的な内容にならないようにしましょう。例えば、辞退の理由をあまり述べないまま「貴社の益々の発展をお祈り申し上げます」のような機械的な文面で締めてしまうと、人事や採用担当者の印象が良くありません。

辞退のメールにはその企業に感じた魅力に触れつつ、他の会社を選ぶことになった理由を細かく伝えるようにしましょう。

6. 今後その会社に入社する可能性を考慮する

内定辞退した企業に今後入社する可能性もゼロではありません。実際に、一度は内定を辞退して別の会社に転職したものの、職場環境がイメージと異なりすぐに離職して、内定を辞退した企業に改めて入社するというケースもあります。

そのため辞退の旨を伝える場合は、今後の付き合いの可能性も考慮して丁寧に対応しましょう。辞退の際の印象が悪くなければ、面接を免除して入社させてもらえるケースも稀にあります。

いただいたご縁を断るのは心苦しいでしょう。内定辞退を自分で連絡するのは気が重いなら、キッカケエージェントが対応します。新規会員登録はこちらから。

【電話対応】内定辞退の理由を伝えるときの内容は？

内定辞退を決めたあと、電話でお断りするときはどのように相手に理由を伝えれば良いのでしょうか。ポイントは次の4つです。

1. 結論ファーストで伝える
2. 内定を辞退する理由
3. 対面での申し入れではないことを謝罪する
4. メールでも連絡しておく

それぞれ詳しく解説します。

1. 結論ファーストで伝える

窓口がある場合は、その連絡先に電話をかけます。採用担当者に取り次いでもらい、まずは電話の目的である内定を辞退することを伝えましょう。

いきなりの電話は相手の時間を奪ってしまいます。長々と話をして本題に入るのが遅くならないように気をつけましょう。

2. 内定を辞退する理由

次に内定を辞退する理由を伝えます。採用担当者から内定辞退の理由を聞かれなければ、こちらから理由を伝えなくても問題はありません。ただし基本的に辞退の理由を聞かれるため、企業側が納得できるように事前に考えをまとめておきましょう。

まずは内定承諾に至らなかった理由を伝えます。そして選ばなかった理由だけ伝えるのではなく、両社の良いところや魅力にも触れておくと、相手の印象を損ねることなく納得してもらえるでしょう。

3. 対面での申し入れではないことを謝罪する

理由を伝えたあとは、オフィスに出向いて直接辞退の申し入れができなかったことを謝罪します。現在ではメールや電話での辞退が一般的ですが、マナーとして一言添えましょう。

4. メールでも連絡しておく

電話でお詫びを伝えたあとは、念のためにメールでも辞退のお詫びを伝えましょう。電話だけでは文書として記録に残らないため「言った・言わない」などのトラブルに発展することがあります。

こうしたトラブルを防止するためにも、電話でのやり取りを踏まえてもう一度辞退のお詫びをメールで伝えましょう。

「採用をもらったけど想像と違ったので辞退したい。」

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内定承諾後に辞退の連絡をしても良い？

内定承諾後のオファー面談で理想とのギャップを感じて内定を辞退したいと考えた場合も、連絡により内定を取り消すことは可能です。

ただし、内定先に対して不安な要素がある場合は、事前に解消する場を設けてもらいましょう。また、辞退を伝えることに不安がある方へのアドバイスもお伝えします。

理想は不安があれば内定承諾前に解消しておく

内定承諾後の辞退も法的には問題ありません。法律上は入社の2週間前までに申し出をすれば構いませんが、一度は入社の意思を伝えているためあまり印象は良くないでしょう。

内定承諾後の辞退の理由としてよくあるのが「入社したら実は経営難だった」「募集要項のと仕事内容が違う」といったものです。そういったことを避けるために、できれば内定承諾前に十分検討することをおすすめします。不安がある場合は、内定承諾前にオファー面談の場を設けてもらいましょう。

転職エージェントが代わりに連絡してくれることも

エージェント経由で転職活動をした場合、エージェントによっては内定辞退の連絡を依頼できます。辞退の連絡は誰でも気が重くなるものであり、どのように受け答えするべきか困ってしまう方も多いでしょう。

あらゆるサポートを想定して、転職活動ではエージェントを利用するのもひとつです。キッカケエージェントは内定辞退への対応だけでなく、転職活動の検討段階から面接対策、内定後の入社手続きまですべての工程をサポートします。効率良く転職活動を進めたい方はぜひご活用ください。

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【例文あり】電話・メールでの内定辞退の伝え方

相手先に内定辞退の連絡をする際、慌てないために事前に話の内容を考えておくことが大切です。ここでは電話とメールそれぞれの例を紹介します。ぜひ参考にしてください。

電話の例文

電話の場合、話す内容をあらかじめメモ書きしておきます。採用担当者につながったら、まずは選考や内定のお礼を先に伝え、内定を辞退する旨を簡潔かつはっきり伝えましょう。もし理由を聞かれたら答えられる範囲で回答し、最後に直接伝えられないことを謝罪します。

お世話になっております。先日、内定の通知をいただきました〇〇と申します。採用担当（人事部）の〇〇さんはご在席でしょうか？ ―担当者に代わる― お世話になります。〇〇です。このたびは内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 ー理由を聞かれたらー 御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。御社の〇〇という点に魅力を感じており最後まで悩んだのですが、今後のキャリアや身につけたいスキル等を考慮して、他社への入社を決意いたしました。 ー結びの言葉ー 本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、お電話での連絡となり申し訳ありません。御社には大変ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。失礼いたします。

メールの例文

メールの場合、件名は簡潔かつわかりやすく記載します。まずは内定のお礼を伝えてから、辞退する旨を記載しましょう。最後にメールでの連絡になったことへのお詫びも忘れずに、相手への配慮の文章で締めます。

件名：内定辞退のご連絡　（氏名） 本文： 〇〇株式会社 人事部　〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変光栄なお知らせをいただき誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退したくご連絡を差し上げました。 今後のキャリアや適正等を考慮して、他社への入社を決意いたしました。貴重なお時間を割いていただきながらこのようなご連絡になり、大変申し訳ありません。 本来であれば貴社へ伺い、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただければと存じます。 面接をご担当いただいた〇〇様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。 署名

「内定を辞退する際どのように伝えれば良いかわからない……。」

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まとめ

内定辞退の際は、電話やメールで断りの連絡を入れるのが一般的です。電話で連絡するときは、事前にメモを用意することで落ち着いて担当者に辞退の旨を伝えられるでしょう。また、辞退の連絡は早めに行うことが大切です。

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